A É dividida em quatro fases: produção, utilização, destinação e incineração.
B A fase de utilização dos documentos envolve controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização.
C A fase de produção documental visa, dentre outras finalidades, prevenir a criação de documentos não essenciais e, assim, reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados.
D A fase de destinação dos documentos é crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente como memória do passado de uma nação. Além disso, define-se por quanto tempo os documentos, destinados à eliminação, devem ser retidos por razões administrativas ou legais.