A no que diz respeito à contrução do prédio para o arquivo, recomenda-se que 60% da área construída seja destinada ao depósito e, que da área restante, 15% seja destinada aos trabalhos técnicos e administrativos e 25% ao atendimento ao público, sem que a área destinada à documentação necessite ficar isolada das demais.
B quanto ao armazenamento, a utilização de estantes compactas deslizantes é recomendável devido à economia de espaço, à proteção dos documentos contra a luz e a poeira e ao aumento da circulação de ar, ainda que apresentem como desvantagem o peso sobre o piso, o qual requer estrutura especial.
C quanto à preservação, não se faz necessário documentar quais serão os acervos de grande importância a serem resgatados prioritariamente em casos de incêndios e inundações, basta que a equipe de funcionários da instituição esteja devidamente informada a respeito.
D o procedimento de encapsulação protege os documentos frágeis do manuseio não adequado, porém sua utiização, por ser de caráter irreversível, deve ser criteriosamente avaliada, pois se o documento for a própria fonte de contaminação, o fato de estar fechado em um microclima próprio pode acelerar o seu processo de degradação.
E o acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições ou, ainda, a proteção daqueles já recuperados. Por isso, o uso de invólucros de qualidade arquivística é indicado, visto que reduzem o impacto danificador dos ambientes e do manuseio inadequado.