A Fase Preliminar – período em que há verificação preliminar de inquérito colhida por telefone ou carta anônima, para apuração e avaliação das informações. Caso houver fundada denúncia abre-se o devido processo administrativo pela comissão processante.
B Fase da Decisão (Julgamento) a autoridade ou o órgão competente profere uma decisão sobre o objeto desse processo, baseando-se na conclusão do relatório da comissão processante, de forma fundamentada na prova ou informações constantes do processo administrativo. Nenhum argumento, prova ou informações fora dos autos pode ser usado como fundamento da decisão.
C Fase da Instauração – (de ofício ou provocado) é a segunda fase do processo administrativo mediante documento escrito, os fatos e, quando for o caso, a indicação do direito. Consubstancia-se num decreto do Prefeito, para apurar responsabilidades de servidores federais que atuam no Município, decorrente de denúncia de terceiros. Se mal elaborada, pode levar à nulidade do processo.
D Fase da Instrução – (provas e defesa) nela são elucidados os fatos com a competente produção de provas (depoimento da parte, oitiva de testemunhas, inspeções, perícias, juntada de documentos) ou colhidas as informações, laudos e pareceres necessários ao convencimento da Administração Pública na tomada da decisão. A má instrução do processo administrativo pode conduzir à nulidade da decisão ou tornar imprestável todo o processado para os fins desejados.
E Fase do Relatório - o relatório é a síntese do apurado no processo (com a avaliação das provas, dos fatos apurados, das informações), feito pela autoridade ou pela comissão processante. O relatório é peça informativa - opinativa, que, salvo previsão legal, obriga e vincula a Administração Pública ou para os demais interessados no processo administrativo. Assim, a autoridade competente não pode divergir do relatório feito pelo encarregado e decidir de modo diferente, desde que devidamente justificado.