A é obrigatório na concorrência e na tomada de preços, sendo, porém, facultativo nas respectivas dispensas e inexigibilidades.
B é facultativo nos casos em que a Administração puder substituí-lo por outros instrumentos hábeis, como, por exemplo, a carta-contrato e nota de empenho de despesa.
C é sempre obrigatório, não admitindo substituição por outros instrumentos, sob pena de nulidade da contratação e de responsabilidade do administrador.
D não deverá ser exigido, nos casos de compra com entrega imediata e integral dos bens adquiridos, dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive assistência técnica.
E será de conhecimento restrito às partes e aos demais licitantes, sendo vedado o acesso a seus termos por outras pessoas não participantes do respectivo procedimento licitatório.