A o estudo de um conjunto documental em cada unidade administrativa da instituição e a análise das competências, funções e atividades dessas unidades.
B a análise dos pontos inicial e final do fluxo documental para entendimento da tramitação dos documentos.
C o levantamento da produção documental por meio de entrevistas com funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades.
D a identificação dos prazos de guarda dos documentos de acordo com sua idade: 1aidade ou corrente, 2aidade ou intermediária, 3aidade ou permanente.
E a adequação de textos legais às normas e aos procedimentos que subsidiam o trabalho de avaliação.