A poder ser utilizado para comunicações internas e externas.
B ser utilizado apenas como comunicação entre unidades administrativas de níveis hierárquicos distintos.
C ser utilizado como uma forma de comunicação eminentemente externa.
D poder tratar de assuntos administrativos, sendo vedado expor projetos, ideias ou diretrizes.
E ter seus despachos feitos no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação.