A Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome (ex.: João Barbosa / arquiva-se: Barbosa, João).
B Os títulos são considerados na alfabetação. São colocados antes do último sobrenome, entre parênteses (ex. Ministro Milton Campos / arquiva-se: (Ministro) Campos, Milton).
C Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética (ex. Paulo Ribeiro Júnior / arquiva-se: Ribeiro Júnior, Paulo).
D Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam (ex.: Al Ben-Hur / arquiva-se: Al Ben-Hur).
E Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai (ex. Francisco de Pina de Mello / arquiva-se: Pina de Mello, Francisco de).