Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a considerar são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento); local, número, data e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais frequentemente procurado, em cada caso, podem-se organizar os fichários ou arquivos em ordem, exceto:
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