O Auxiliar Administrativo, em suas funções, deverá conhecer os preceitos corretos de uma correspondência oficial. Segundo o Manual de Redação da Presidência da República, os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

I. é obrigatório constar, a partir da segunda página, o número da página.
II. os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares ("margem espelho").
III. a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações.
IV. todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm.
V. para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo.

Pode-se afirmar que: