A Uma das vantagens da comunicação por correio eletrônico é a sua fexibilidade. Portanto, não há uma defnição rígida para a sua estrutura. Todavia, deve- se evitar o uso de linguagem incompatível com a comunicação ofcial. Já o uso do telegrama, em razão de seu custo elevado, deve pautar-se pela concisão e restringir-se às situações em que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax, justifcando-se a sua utilização em casos de urgência.
B Recomenda-se que a mensagem que encaminha algum arquivo por correio eletrônico contenha informações mínimas sobre o seu conteúdo. No entanto, o campo “assunto” do formulário de correio eletrônico deve ser preenchido com o intuito de facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.
C É obrigatório utilizar o recurso de “confrmação de leitura” para as mensagens de correio eletrônico. Caso esse recurso não esteja disponível, no corpo da mensagem deve constar pedido de confrmação de recebimento.
D Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, ou seja, para que possa ser aceita como documento original, é imprescindível a existência de certifcação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
E O fax deve ser utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico.