A Arquivos que aguardam sua destinação final. Apresentam pouca frequência de uso, não havendo necessidade de permaneceram junto às administrações que os produziram.
B Conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo em função do seu valor. O acesso é predominantemente público. Nesta idade, os documentos desempenham fundamentalmente a função social, histórica e cultural.
C Conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos, e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São os documentos utilizados rotineiramente.
D Conjunto de arquivos que independente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns. Constitui-se na integração de todos os arquivos, rotinas e técnicas de gestão documental de uma mesma instituição.