A Recomenda-se, na preparação do ofício, a colaboração entre colegas de gabinete para a realização da revisão cruzada dos documentos redigidos.
B No caso de encaminhamento do ofício feito presencialmente pelo Vereador, recomenda-se o uso de Carta Registrada com Aviso de Recebimento, para fins de protocolo.
C Nos casos de protocolo de recebimento de ofícios feito com máquinas ou por equipamentos de informática, devem constar a identificação do órgão recebedor, a data e o horário de recebimento.
D Nos casos de protocolo de recebimento de ofícios manual, deve conter a data de recebimento, o nome do responsável e sua assinatura, sendo recomendada a utilização de um carimbo para identificar o órgão recebedor.
E Após ser devidamente redigido, revisado por um colega e assinado pelo Vereador, o ofício é encaminhado diretamente da autoridade ou órgão emissor para a autoridade ou órgão destinatário, onde deverá ser protocolado.