A A Produção de Documentos, refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, é importante que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e se evite a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.
B A Utilização de Documentos é uma fase que inclui atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamentos de documentos nas fases corrente, intermediária e permanente, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas da instituição.
C A Avaliação e Destinação de Documento é possivelmente uma das fases mais complexas no processo de gestão documental. É uma fase que se desenvolve mediante análise e avaliação dos documentos produzidos e/ou recebidos pelas instituições e acumulados nos seus arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando-se apenas quais deles serão objetos de arquivamento permanente.
D A Avaliação é medida a partir da aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo que estabelece, exclusivamente, os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos pela instituição no âmbito de suas funções e atividades.
E A Gestão de Documentos assume nas instituições um papel menos relevante do que a gestão de materiais e de recursos humanos.