A atribuição de valor de menor importância, ou importância secundária, de documentos que devem ser custodiados de forma permanente apenas por força de lei.
B atribuição de classificação temporal, sendo pertinente a documentos que estão a menos tempos na espera por serem deslocados ao arquivo permanente.
C obrigatoriedade da utilização dos documentos para fiel cumprimento dos fins a que foram criados e objetivados. Essa obrigação decorre de força de instrumento normativo legal, seja de aplicação das organizações públicas ou privadas.
D possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e de informação para terceiros e para a própria administração.
E facultatividade de uso dos documentos como fonte secundária de informação, ou seja, como informação complementar às informações principais.