A A fase corrente ou primeira idade documental se refere à fase na qual os documentos são frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo, ainda, as finalidades que motivaram a sua criação.
B A fase permanente ou terceira idade documental se refere à fase na qual os documentos já cumpriram as finalidades de sua criação, porém, devem ser preservados em virtude do seu valor probatório e informativo para o Estado e para o cidadão.
C A fase intermediária ou segunda idade documental se refere à fase na qual os documentos são de uso eventual pela administração que os produziu, devendo ser conservados em depósitos de armazenagem temporária, aguardando sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
D Cada uma das três fases da Teoria das Três Idades implica em procedimentos técnicos diferenciados e, como em uma reação em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na fase permanente (ou terceira idade) condiciona diretamente o desempenho das atividades arquivísticas nas primeira e segunda idades.