A Para declarar a existência de uma situação administrativa ou jurídica ou comprovar a ocorrência de algum fato ou direito, vinculados ao órgão/setor que a expediu
B Para registrar de forma sucinta e fidedigna as ocorrências e as decisões tomadas em reunião, sessão, assembleia, etc
C Quando a Administração precisa afirmar a existência de um fato ou de uma situação que consta em processos, procedimentos, livros, despachos, etc
D Em correspondência elaborada por autoridade pública para tratar de assunto administrativo ou oficial. Também é usado para tratar de questões internas entre unidades de um mesmo órgão