No âmbito da disciplina arquivística, são estabelecidas etapas para o
efetivo gerenciamento dos documentos. O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é
classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição. Os documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram
podem ainda solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar
um problema novamente focalizado, e que não precisam ser conservados próximos ao escritório são considerados pela teoria das três idades, arquivos de:
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