A Guardar os documentos, nas entidades mantenedoras, que são locais onde haverá a guarda de documentos que podem ter a custódia ou não do governo.
B Autenticar a entrega de um documento ou evidência de uma deliberação ou fato que precise ser anotado ou registrado.
C Ser instrumento da administração, considerando-se o valor para a história e a cultura de uma sociedade.
D Assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente.