A O fax é utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, este segue posteriormente pela via e na forma de praxe.
B Se for necessário o arquivamento do fax, deve-se fazê-lo com fotocópia do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, deteriora-se rapidamente.
C O correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.
D Por ser extremamente flexível, o correio eletrônico admite forma pouco rígida em sua estrutura, razão pela qual a linguagem mais coloquial passou a ser aceita em comunicações oficiais.
E Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso deconfirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.