A A convocação dos participantes deve ser feita o mais breve possível para que todos possam se preparar. Independentemente do caráter da reunião, a convocação deve ser feita através de email.
B Na pauta não é necessário constar o assunto a ser debatido, pois a maioria dos convocados prefere manter o caráter sigiloso das reuniões de que é participante.
C Na lista de presenças, os nomes devem estar listados de acordo com o cargo e a importância de cada pessoa. Não se deve usar ordem alfabética para lista de reuniões executivas.
D Ata é o documento no qual fica registrado tudo o que foi discutido e acordado pelos participantes na reunião. Deve ser escrita em linguagem simples e objetiva.
E As atas de reuniões devem ser escritas no formato de ofício, sem maiores formalidades, devendo omitir quaisquer inclusões de assuntos que tenham sido abordados se não foram inseridos previamente na pauta.