A vistos como o menor conjunto de documentos, reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido.
B mantidos nos arquivos correntes e intermediários ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para preservação ou eliminação.
C guardados nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido.
D acessados por agente público legalmente autorizado, conforme a legislação vigente, independentemente de classificação de sigilo.