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Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), um documento digital sem assinatura, também, digital, pode se considerado autêntico. Assim, um documento pode ter sua autenticidade presumida por meio de procedimentos que controlem sua produção, transmissão, armazenamento, manutenção e preservação. Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) idôneo e confiável oferece um alto grau de presunção de autenticidade dos documentos. Porém o uso da assinatura digital é recomendável nos casos em que é obrigatório garantir a autoria e/ou a integridade de um documento transmitido entre sistemas ou entre usuários e sistemas.

Um boletim de notas de uma disciplina, produzido, mantido e acessado por meio de um sistema acadêmico informatizado, não necessita ser assinado digitalmente pelo professor, desde que este sistema seja idôneo e confiável. Para isso, os controles de segurança exigem a:

  • identificação e autenticação do professor e do coordenador ao acessar o sistema, e só eles têm permissão para lançar as notas e autorizar a emissão do boletim.
  • identificação e autenticação do professor e do Secretário Escolar ao acessar o sistema, e só eles têm permissão para lançar as notas e autorizar a emissão do boletim.
  • identificação e autenticação do professor ao acessar o sistema, e só ele tem permissão para lançar as notas e autorizar a emissão do boletim.
  • identificação do coordenador ao acessar o sistema, e só ele e o professor têm permissão para lançar as notas e autorizar a emissão do boletim.
  • autenticação do professor ao acessar o sistema, e só o Secretário tem permissão para lançar as notas e autorizar a emissão do boletim.
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