A identidade: credibilidade de um documento que está livre de adulteração ou qualquer tipo de corrupção e composta de identidade e integridade.
B fase intermediária: documentos que se conservam nas instituições de origem em razão de sua vigência e de seu uso para fins administrativos, legais e fiscais.
C fase corrente: os documentos que, originários dos documentos intermediários, são definitivamente preservados devido a seu valor informativo.
D integridade: estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.