A identificar as unidades de arquivamento, para permitir sua localização nos depósitos.
B facilitar a elaboração de um índice alfabético remissivo dos documentos de determinado fundo.
C ordenar os documentos de uma série, facilitando sua recuperação.
D atribuir valores primários e secundários aos documentos, de modo a contribuir para o processo de seleção.
E dar visibilidade às funções e às atividades da instituição, relacionando-as com os documentos do arquivo.