A A primeira idade, ou seja, a fase intermediária, compreende o período em que cessada a utilização corrente do documento, este deixa de ter consultas frequentes, mas ainda pode ser solicitado.
B A terceira idade, ou fase permanente, é onde os documentos são guardados em caráter definitivo. São os documentos que já cumpriram sua finalidade, mas são preservados por seu valor probatório, informático ou cultural.
C Os documentos possuem apenas primeira e segunda idade, sem exceção.
D A terceira idade, ou fase intermediária, é constituída por documentos conservados junto ao órgão que o criou, devido ao seu uso frequente.