O museu deve manter registros de cada item do acervo e atualizá-los toda vez que o objeto for
examinado ou usado. Os registros podem servir de base para a pesquisa, o acesso do público,
exibições, educação, desenvolvimento da coleção, gestão de acervo e segurança. A ferramenta do
IBRAM que normatizada esta prática é o
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