A A Política de Preservação é o plano de ação para uma guarda segura dos documentos de arquivos e da informação contida neles. Este plano não visa a proteger os materiais, mas, apenas o seu conteúdo.
B A Política de Preservação contribui não só para a melhoria da qualidade dos serviços prestados ao público em geral, mas também para o aumento da durabilidade dos documentos, através da interface, tratamentos específicos e conversão para outros suportes de informação, tais como digital microfilme ou microfichas.
C A deterioração e destruição dos documentos de arquivos são causadas principalmente pelos agentes biológicos, condições ambientais e fatores humanos. O acesso aos documentos de arquivos não poderão ocorrer no longo prazo se não forem tomadas medidas preventivas priorizando a criação de espaço adequado para o manuseio dos documentos e para o pessoal técnico desenvolver, sem limitações, as suas atividades.
D Os esforços para preservação e conservação devem ser associados aos programas de formação do pessoal na tarefa de preservação e conservação de documentos de arquivos. Nesta política, é de grande importância incluir também treinamentos com pessoal que exerce função a fim de capacitá-los e melhorar o desenvolvimento do trabalho de preservação e conservação.
E A conservação é definida como o conjunto de procedimentos e medidas para assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração.