A à menor unidade arquivística materialmente indivisível.
B à reunião e ordenação adequada dos documentos, o que também se denomina de classificação.
C aos cuidados prestados aos documentos e, conseqüentemente, ao local de sua guarda, visando impedir sua destruição.
D à unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou a certa pessoa.
E à denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso.