A Tipologia é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: ata de reunião, contrato de prestação de serviço, certidão de nascimento.
B Espécie refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original ou pós-original. Simplificando: se o documento é rascunho ou minuta.
C Forma é determinada de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento, são exemplos: livros, fichas, caderno e pergaminho.
D Gênero é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: ata, contrato, decreto, ofício, certidão.