A que em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
B que não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
C de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
D que aguardam aprovação para serem eliminados.