A É a função que possibilita a adequada destinação de prazos de guarda e destinação da documentação arquivística.
B É a função que estabelece pontos de acesso, que tem por objetivo principal a recuperação de documentos.
C É a função que está ligada à criação e utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases correntes e intermediárias.
D É a função que está ligada à criação e utilização de índices e de vocabulários controlados, atualmente, no Brasil. O modelo de instrumento de classificação aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE).