A Cabeçalho: O cabeçalho indica o emissor do ofício, por meio de uma folha timbrada contendo o logo, brasão ou identificador de quem emite e deve incluir os dados do emissor para contato, tais como endereço, telefone, sítio eletrônico oficial.
B Número do ofício: A numeração do ofício tem como finalidade organizar internamente as notificações enviadas com a respostas recebidas.
C Local e data: O local e data tem importância relevante para o controle de quem emite e de quem recebe o ofício.
D Destinatário: Importante definir com clareza o responsável pelo recebimento do ofício, indicando pormenorizadamente o nome, cargo e endereço de sua localização, incluindo o setor, se possível.
E Assunto: Indique o tema tratado; quanto mais objetivo e claro, melhor; o Assunto direciona o ofício internamente para quem de fato tem a responsabilidade de respondê-lo.