A O motorista deve registrar no diário de bordo a quilometragem de início e fim da jornada, os horários de saída e chegada, e anotar em campo de observações o motivo da parada não programada (abastecimento), incluindo o local, a quilometragem no momento do evento e a quantidade de litros abastecida.
B O registro do abastecimento deve ser feito em um formulário separado, específico para controle de combustível, não sendo necessário mencioná-lo no diário de bordo da viagem para evitar duplicidade de informações e inconsistências entre os relatórios.
C O motorista deve ajustar a quilometragem final no relatório para compensar o desvio da rota, de modo que o consumo de combustível pareça consistente com a rota originalmente planejada, e informar o ocorrido de maneira informal ao final do expediente.
D O condutor deve preencher apenas os campos obrigatórios do diário de bordo, como horário de saída e chegada, e comunicar verbalmente ao seu superior sobre a necessidade do abastecimento não previsto, sem a necessidade de registro formal para não poluir o relatório.