A a qualquer tempo, por decisão do empregador, para efetuar quaisquer anotações desabonadoras à conduta do empregado que tiverem sido objeto de sanção disciplinar.
B por ordem da Justiça do Trabalho, para efetuar anotações das sanções disciplinares que recebe o empregado quando infringe as normas internas da empresa.
C nas datas de suspensão do contrato de trabalho, a cada convenção coletiva de trabalho, para registro dos direitos garantidos pelas cláusulas sociais e no caso de rescisão contratual.
D anualmente, por ordem do Ministério do Trabalho, para registro dos exames periódicos, férias e promoções, nas datas de dissídio e nos acordos coletivos de trabalho.
E na data-base, a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador, no caso de rescisão contratual ou necessidade de comprovação perante a Previdência Social.