Como qualquer processo organizado, a produção gráfica é conduzida por profissionais responsáveis e é dividida em etapas, de forma independente ao método de impressão utilizado. Destacam-se características de um profissional e de uma etapa a seguir.
I. Refere-se a um profissional cuja atribuição é desenvolver os arquivos e que tem por obrigação conhecer as etapas de impressão. Desta forma, é possível identificar os elementos mais adequados a serem inseridos no layout, escolher as cores que proporcionarão maior destaque, a tipologia mais adequada, entre outras informações relevantes. Também poderá auxiliar no fechamento do arquivo, diminuindo as possibilidades de falhas. II. É uma etapa que corresponde ao momento em que o arquivo ainda não foi impresso, e consiste em um conjunto de ações adotadas após a finalização do arquivo e antecede a impressão da arte, com a finalidade de verificar se os arquivos encaminhados pelo designer atendem às condições solicitadas pela gráfica. Tem como principal atribuição identificar e corrigir falhas no arquivo com a finalidade de atingir uma qualidade superior de impressão.
O profissional em I e a etapa em II são, respectivamente: