A descrever unitariamente as peças documentais de uma ou mais séries ou um conjunto de documentos, respeitada ou não a ordem da classificação.
B descrever conjuntos documentais ou parte dos fundos, trazendo descrição sumária e não analítica.
C propiciar uma visão de conjunto dos serviços do arquivo, evidenciando seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga.
D apontar nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética, remetendo o leitor às respectivas notações.
E representar o conteúdo e a forma dos documentos.