A suporta a criação de um histórico da vida do documento. Quando o documento é modificado ou revisado mais de uma vez, apenas a última versão do documento é mantida.
B permite o uso de metadados, dificultando o uso de uma taxonomia, árvore de arquivos categorizados ou regra de nomenclatura padronizada.
C permite a atribuição de níveis de acesso/permissionamento, fazendo com que qualquer pessoa de qualquer área possa realizar todos os tipos de operações nos documentos disponíveis.
D garante o anonimato de acesso, pois é possível ligar rotinas de auditoria nos arquivos para saber quem acessou certo conteúdo, o que dá confiabilidade ao processo.
E possibilita que documentos sejam consultados por mais de uma pessoa ao mesmo tempo, apesar de estarem disponíveis para toda a organização.